POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH W LINEA DYNAMIC PROJECT Sp. z o.o.

• Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej jako Polityka) ma za zadanie stanowić mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w Linea Dynamic Project Sp. z o.o. (dalej jako Spółka).

Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu:

• Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) , zwane dalej „Rozporządzeniem”;
• Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000, z późn. zm.), zwana dalej „ustawą”.

• Polityka zawiera:

1. 1. 1. opis zasad ochrony danych obowiązujących w Spółce;
      2. odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach);

• Odpowiedzialność za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki spoczywa na najwyższym kierownictwie Spółki w szczególności::

1. 1. Zarządzie Spółki;
   2. osobie wyznaczonej przez Zarząd do zapewnienia zgodności z ochroną danych osobowych;

za nadzór i monitorowanie przestrzegania Polityki odpowiadają:

1. osoba wyznaczona przez Zarząd;
2. Inspektor Ochrony Danych (jeśli powołano);

za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialni są:

1. wszyscy członkowie personelu Spółki.

Wymaga się aby zapewnić zgodność postępowania podmiotów współpracujących z Linea Dynamic Project Sp. z o.o. z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych przez jednostkę.

• SKRÓTY I DEFINICJE:

Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1). 

Dane oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

Dane wrażliwe oznaczają dane specjalne i dane karne.

Dane specjalne oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.

Dane karne oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.

Dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 16 roku życia.

Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której Spółka powierzył przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość).

Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

SODO oznacza System Ochrony Danych Osobowych

IOD lub Inspektor oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych

RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.

Spółka oznacza Linea Dynamic Project Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach (kod pocztowy 40-217) przy ul. Wrocławskiej 54

• OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH – ZASADY OGÓLNE

• Filary ochrony danych osobowych:

Legalność − Spółka dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.

Bezpieczeństwo − Spółka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych podejmując stale działania w tym zakresie.

Prawa Jednostki − Spółka umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.

Rozliczalność − Spółka dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.

• Zasady ochrony danych

Spółka przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:

• • w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
  • rzetelnie i uczciwie (rzetelność);

• w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);

• w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja);

• nie więcej niż potrzeba (adekwatność);

• z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);

• nie dłużej niż potrzeba (czasowość);

• zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).

• System ochrony danych 

System Ochrony Danych Osobowych składa się z następujących elementów:

1. 1. Inwentaryzacja danych. Dokonuje się identyfikacji zasobów danych osobowych przetwarzanych w Spółce, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:
      • przypadków przetwarzania danych specjalnych (dane wrażliwe);
      • przypadków przetwarzania danych dzieci;
      • profilowania;
      • współadministrowania danymi.
   2. Rejestr. Spółka opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych. Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z wymaganiami przepisów regulujących ochronę danych osobowych.
   3. Podstawy prawne. Spółka zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:
      • utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,
      • inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.
   4. Obsługa praw jednostki. Wymagane jest spełnienie obowiązków informacyjnych względem osób, których dane są przetwarzane, oraz zapewnia się obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:
      • Obowiązki informacyjne. Spółka przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków.
      • Możliwość wykonania żądań. Spółka weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających.
      • Obsługa żądań.  Spółka zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany przez RODO.
      • Zawiadamianie o naruszeniach. Stosuje się procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.
   5. Bezpieczeństwo. Jednostka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:
      • przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
      • przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych w przypadkach, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie;
      • dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
      • posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji;
      • stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych Osobowych − zarządza incydentami.
   6. Przetwarzający. Spółka dobiera przetwarzających dane na rzecz Spółki, wedle wymogów stawianych przez RODO co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia) oraz zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia.
   7. Eksport danych. Spółka poddaje weryfikacji, czy nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Lichtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnia zgodność z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.
   8. Privacy by design. Wymagane jest właściwe zarządzanie zmianami mającymi wpływ na prywatność. W tym celu podczas uruchamiania nowych projektów i inwestycji uwzględnia się konieczność oceny wpływu zmian na ochronę danych, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany czy na początku nowego projektu.

• Przetwarzanie transgraniczne. Nie dotyczy.

• INWENTARYZACJA

• Dane wrażliwe: Spółka identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane wrażliwe (dane specjalne i dane karne) oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania danych wrażliwych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych wrażliwych należy postępować zgodnie z przyjętymi w tym zakresie regulacjami.

• Profilowanie: Spółka identyfikuje przypadki, w których dokonuje profilowania przetwarzanych danych i utrzymuje mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. W przypadku zidentyfikowania przypadków profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

• Współadministrowanie: Należy identyfikować przypadki współadministrowania danymi i postępować w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.

• REJESTR CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA DANYCH 

• RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności.

• Spółka prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.

• Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających rozliczanie większości obowiązków wynikający z przepisów o ochronie danych osobowych.

• W Rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą uznano za odrębną należy odnotować co najmniej: (i) nazwę czynności, (ii) cel przetwarzania, (iii) opis kategorii osób, (iv) opis kategorii danych, (v) podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych, jeśli podstawą jest uzasadniony interes, (vi) sposób zbierania danych, (vii) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających), (viii) informację o przekazaniu poza EU/EOG; (ix) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.

• Wzór Rejestru stanowi Załącznik nr 2 do Polityki – „Wzór Rejestru Czynności Przetwarzania Danych”. Wzór Rejestru może zawierać także kolumny nieobowiązkowe. W kolumnach nieobowiązkowych rejestruje się informacje w miarę potrzeb i możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść Rejestru ułatwia zarządzanie zgodnością ochrony danych i rozliczenie się z niej

• PODSTAWY PRZETWARZANIA

• Spółka dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.

• Wskazując ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne/władza publiczna, uzasadniony cel) należy dookreślić podstawę w czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. dla zgody wskazując na jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując na konkretny przepis i inne dokumenty, np. umowę, porozumienie administracyjne, żywotne interesy – wskazując na kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują, uzasadniony cel – wskazując na konkretny cel, np. marketing własny, dochodzenie roszczeń.

• Wdraża się metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (email, telefon, sms, in.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.).

• Osoba kierująca zespołem (komórką organizacyjną) ma obowiązek znać podstawy prawne, na jakich zespół/komórka przez niego kierowana dokonuje konkretnych czynności przetwarzania danych osobowych. Jeżeli podstawą jest uzasadniony interes Administratora, kierownik komórki ma obowiązek znać konkretny realizowany przetwarzaniem interes.

• SPOSÓB OBSŁUGI PRAW JEDNOSTKI I OBOWIĄZKÓW INFORMACYJNYCH

• Spółka dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.

• Spółka ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z tych praw, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu z przedstawicielami Administratora Danych Osobowych lub z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych.

• Spółka dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.

• Wprowadza się adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.

• W celu realizacji praw jednostki należy zapewnić procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany lub usunąć w sposób zgodny z prawem,

• Dokumentuje się obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.

• OBOWIĄZKI INFORMACYJNE

• Należy określić zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.

• Informuje się osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.

• Spółka informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.

• Spółka informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie nie bezpośrednio od niej.

• Należy określić sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).

• Spółka informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).

• Spółka informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.

• Bez zbędnej zwłoki należy zawiadomić osobę, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.

• ŻĄDANIA OSÓB

• Odmowa. Informuje się osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.

• Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, informuje się osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych nie uzna się za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.

• Kopie danych. Na żądanie wydaje się osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Dopuszcza się wprowadzenie cennika kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest w oparciu o oszacowany jednostkowy koszt obsługi żądania wydania kopii danych.

• Sprostowanie danych. Dokonuje się sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Spółka ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych informuje się osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

• Uzupełnienie danych. Spółka uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. ADO ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. ADO nie musi przetwarzać danych, które są zbędne dla celów Administratora). Można polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.

• Usunięcie danych. Na żądanie osoby usuwa się dane, gdy:

• dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w innych celach,
• zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
• osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
• dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
• konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
• żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku (np. profil dziecka na portalu społecznościowym, udział w konkursie na stronie internetowej).

Należy określić sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.

Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione, należy podjąć rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe, o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich.

W przypadku usunięcia danych ADO informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

• Ograniczenie przetwarzania. Spółka dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:

• osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
• przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
• osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie ADO zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

W trakcie ograniczenia przetwarzania dopuszczalne jest przechowywanie danych, natomiast nie przetwarza ich w inny sposób (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.

• Przenoszenie danych. Na żądanie osoby należy wydać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazać innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące osoby składającej żądanie. Żądanie takie może dotyczyć wyłącznie danych p0rzetwarzanych w systemach informatycznych na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia/wykonania umowy z nią zawartej.

• Sprzeciw w szczególnej sytuacji. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są oparciu o uzasadniony interes administratora, należy uwzględnić sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Spółki ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

• Sprzeciw przy badaniach naukowych, historycznych lub celach statystycznych. Jeżeli podmiot prowadzi badania naukowe, historyczne lub przetwarza dane w celach statystycznych, osoba może wnieść umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem takiego przetwarzania. ADO uwzględni taki sprzeciw, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.

• MINIMALIZACJA 

Należy zadbać o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: (i) adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania), (ii) dostępu do danych, (iii) czasu przechowywania danych.

• Minimalizacja zakresu 

Spółka zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO.

Dokonuje się okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.

• Minimalizacja dostępu

Stosuje się ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe).

Dokonuje się aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających.

• BEZPIECZEŃSTWO 

Administrator Danych Osobowych zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych.

• Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa

Przeprowadza się i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:

• zapewnia się odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania − wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych.
• ustala się możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym ustala się przydatność i stosuje takie środki i podejście jak:

• pseudonimizacja,
• szyfrowanie danych osobowych,
• inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,
• środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.

• Oceny skutków dla ochrony danych 

Podmiot dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie.

• Środki bezpieczeństwa

Stosuje się środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych.

Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa i są bliżej opisane w procedurach przyjętych  dla tych obszarów.

• Zgłaszanie naruszeń

Zgodnie z obowiązującymi przepisami stosuje się procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych Osobowych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.

• PRZETWARZAJĄCY

Wprowadza się zasady doboru i weryfikacji podmiotów przetwarzających dane na rzecz Spółki opracowane w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na Administratorze Danych Osobowych.

Przyjęto minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych stanowiące Załącznik nr 3 do Polityki – „Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych”.

Należy rozliczać przetwarzających z wykorzystania podprzetwarzających, jak też z innych wymagań wynikających z zasad powierzenia danych osobowych.

• POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Szczegółowe zasady przetwarzania informacji w Spółce określa załącznik nr. 1 „Zasady przetwarzania danych osobowych”

• ZAŁĄCZNIKI DO POLITYKI OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

1. Zasady przetwarzania danych osobowych
2. Rejestru Czynności Przetwarzania Danych
3. Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych
4. Procedura prowadzenia wykazu budynków
5. PBI w obszarze zarządzania systemami i sieciami
6. PBI w obszarze organizacji bezpieczeństwa
7. PBI w obszarze zarządzania aktywami
8. Procedura realizacji obowiązku informacyjnego
9. Procedura realizacji praw osób których dane dotyczą
10. Procedura nadawania upoważnień
11. Polityka czystego biurka
12. Procedura zgłaszania naruszeń